Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur (Kaltim) tengah mengupayakan digitalisasi arsip sebagai langkah penting untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan dokumen di era digital. Rasman Rading, Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, menjelaskan bahwa digitalisasi arsip dapat mempermudah penyimpanan, pengelolaan, dan mengurangi risiko kehilangan dokumen penting.
“Saat menghadapi kebutuhan mendesak, terutama terkait masalah hukum, kita sering membutuhkan dokumen yang sangat krusial. Oleh karena itu, digitalisasi arsip menjadi penting agar dokumen bisa lebih mudah diakses dan lebih aman,” ungkap Rasman.
Rasman menambahkan bahwa pemusnahan arsip fisik yang sudah tidak relevan atau diperlukan sudah menjadi bagian dari proses ini, dan dilakukan dengan memperhatikan aturan yang berlaku untuk menjaga keberlanjutan informasi yang tetap penting.
“Setelah 10 tahun, arsip yang sudah tidak diperlukan memang sebaiknya dimusnahkan. Ini untuk memudahkan pengelolaan, dan memastikan hanya arsip yang relevan yang tetap ada,” jelas Rasman.
Melalui digitalisasi arsip, Rasman berharap pengelolaan dokumen di Dispora Kaltim dapat lebih terstruktur, aman, dan meminimalisir kesalahan administratif, sehingga meningkatkan profesionalisme dalam penyelenggaraan berbagai kegiatan di instansi tersebut.
